Kalau bukan karena adanya pandemi Covid19, mungkin sampai saat ini pengalaman work from home (WfH) hanyalah menjadi sebuah cerita saja. Cerita yang sering saya denger dari rekan-rekan yang bekerja di bisnis start up dan beberapa industri yang tergolong sistem nya sudah maju.

Beberapa waktu lalu saya sempet berkunjung ke kantor Kumparan, salah satu Tech company dibidang media yang sedang naik daun di Indonesia. Sempet ngobrol seru dengan para founders, Mas Hugo (CEO) dan Mas Arifin (Editor in Chief), salah satu obrolan yang menarik adalah bagaimana mengelola para millenial ini. Mengingat lebih dari 95% karyawannya adalah para millenial yang tersebar di berbagai lokasi, ada yang di luar kota dan di luar provinsi. Bahkan ada beberapa karyawan yang belum pernah datang kekantor dan jumpa darat langsung. Kata Mas Hugo, yang penting kerjaan selesai sesuai target dan on-time. Sering dalam satu project, para anggota tim dan para engineer yang terlibat berada di lokasi terpisah dan ada yang bekerja dari rumah (WfH). Walau tim terpisah dan beberapa WfH, ternyata kinerja tim mayoritas sangat bagus dan melebihi target yang ditetapkan, baik secara kualitas maupun dateline waktu, ‘excellence’. “Kok bisa ya?” “Gimana caranya ya??” tanyaku langsung ke Mas Hugo. Saya yang belum pernah merasakan WfH pun masih penasaran, setengah tidak percaya dan belum terbayang gimana caranya. Maklum masih punya mindset ‘kolonial’ dan ‘old school’ nih …haha. Mas Hugo pun menerangkan dengan detail mekanisme kerjanya, semua di dukung dengan sistem monitoring progress key performance indicators (KPI) yang sangat detail via app. Antar tim bisa memonitor progress secara transparan. Sistem yang keren. “Kapan ya saya bisa merasakan pola kerja seperti ini”, pikirku dalam hati.

Pengalaman serupa atas WfH pun diceritakan beberapa kawan yang bekerja di beberapa perusahaan seperti Bukalapak, Tokped, Warung Pinter, Unilever Indonesia dan beberapa kawan konsultan.

Memang sudah ada sebagian bisnis yang sudah terbiasa WfH, namun bagi sebagian besar para ‘kolonial’ atau ‘old school’  (dimana kaum ini masih mendominasi pelaku bisnis saat ini) masih mempunyai mindset bahwa WfH itu sesuatu yang mustahil dilakukan!. Mengapa? karena mindset ‘kolonial’ berpendapat bahwa masyarakat kita belum bisa dipercaya, suka cari-cari alasan (excuse) disaat tidak mampu menyelesaikan pekerjaani. Pikirnya, WfH pasti tidak efektif, karyawan akan menyalahgunakannya, bukannya bekerja malah jalan-jalan atau nge-mall. Para ‘kolonial’ ini, masih belum menemukan cara efektif cara memonitor dan mengontrol pekerjaan tim saat WfH. “Wah, kayaknya impossible deh menjalankan WfH di kantor ku”, begitu banyak cerita yang saya denger dari kawan-kawan dan beberapa pimpinan perusahaan. Pokoknya tolak WfH, titik. No more discussion!. Awas kalau ada yang berani usul, siap-siap potong gaji ….;p. Serem kan, haha!.

Namun tiba-tiba mindset para ‘kolonial’ di atas berubah total sejak adanya Covid19 ini. Tak disengaja, dalam sebuah diskusi kecil via Zoom meeting, salah satu CEO korporasi besar yang selama ini tidak percaya akan adanya WfH, tiba-tiba mengatakan bahwa persepsinya atas WfH sudah BERUBAH. Setelah mencoba WfH 2 minggu terakhir ini, ternyata WfH ini sangatlah mungkin dilakukan ‘doable’, sangat efektif dan efisien. Yang selama ini tidak terbersit sedikitpun mempraktekkan WfH di kantornya, ternyata mindset atas WfH selama ini salah total. Ternyata WfH ini sangatlah memungkinkan dipraktekkan di perusahaannya. Walau awalnya WfH dilakukan dengan terpaksa, dipaksa oleh virus kecil yang tak terlihat itu.

CEO ini pun berencana untuk melanjutkan praktek WfH paska berakhirnya Covid19 ini, tentunya WfH yang dimodifikasi disesuaikan dengan kondisi perusahaan. WfH akan dilakukan untuk fungsi-fungsi perkerjaan yang memungkinkan. Karena memang tidak semua pekerjaan bisa di-WfH-kan, seperti karyawan produksi di pabrik ya harus tetap hadir ke pabrik. Saya pun penasaran mengapa CEO ini tiba-tiba mindset nya berubah mendukung WfH, padahal selama ini sangat anti WfH. Maklum mindset ‘kolonial’…haha.

Ternyata, alasan utamanya adalah WfH ini dirasakan lebih efisien bagi perusahaan, adanya beberapa cost reductions yang bisa dilakukan segera (quick wins) versus bisnis as usual.

Adapun cost reductions yang bisa dilakukan dengan adanya WfH adalah

1. Biaya transportasi

Dengan WfH maka total biaya transportasi seperti biaya bensin, toll dan parkir bisa dihilangkan atau dikurangi secara signifikan. Bayangkan parkir di Jakarta antara Rp 4.000 – 5.000/ jam, jadi satu hari dengan rata-rata di kantor 10 jam saja total biaya parkir sehari Rp 40 – 50 ribu/ hari. Total pengeluaran transportasi sebulan rata-rata bisa mencapai Rp 3.5 – 5 juta/ bulan. Coba jika ada 100 karyawan saja, maka total cost saving bisa mencapai Rp 350-500 juta per bulan. Angka yang cukup besar. Plus, biaya sewa mobil dan driver untuk operasional pun juga bisa dikurangi secara signifikan.

2. Biaya listrik

Penggunaan listrik untuk AC, penerangan, mesin fotocopy dan printer menjadi berkurang signifikan karena sedikitnya jumlah orang yang pergi ke kantor.

3. Biaya sewa kantor

Space kantor yang diperlukan pun bisa berkurang, bisa jadi yang tadinya sewa 2 lantai ternyata dengan WfH perusahaan hanya perlu sewa 1 lantai saja atau bahkan setengah lantai saja.

4. Biaya kertas dan stationary

Yang tadinya masih selalu menggunakan dokumen-dokumen kertas, kondisi saat ini menjadikan kita berpikir untuk menjadikan bisnis process secara online, e-docs dan paperless. Biaya pembelian kertas, printing, dan sewa mesin fotocopy pun bisa dikurangi.

5. Biaya akomodasi

Online meeting menjadikan meeting lebih efisien secara waktu, tenaga dan biaya akomodasi. Begitu juga dengan online training yang bisa diikuti oleh seluruh peserta yagn berada di tempat dan lokasi yang berbeda beda, bahkan bisa beda negara. Tidak perlu biaya akomodasi seperti biaya transportasi, biaya hotel dan lain-lain.

6. Produktivitas meningkat

Pekerja yang kerja di jabodetabek rata-rata menghabiskan waktu 3-4 jam perhari untuk perjalanan berangkat ke kantor dan pulang dari kantor. Di tambah kemacetan di jalan, hal ini tentunya menambah stress para pekerja dan pulang larut malam. Dengan menghemat waktu 3-4 jam yang biasa terbuang di jalanan, diharapkan membuat para karyawan menjadi lebih produktif dan happy.

Saya yakin cerita CEO di atas mewakili perasaan banyak orang, para pelaku bisnis yang saat ini merasakan WfH (walau awalnya terpaksa). Dari diskusi dengan beberapa kawan-kawan pemilik dan pimpinan perusahaan, mereka pun berpikiran serupa. Harapannya melalui WfH cost bisa dikurangi, produktifitas meningkat dan karyawan lebih happy. Employee engagement pun akan semakin meningkat karena perusahaan memberikan kepercayaan penuh kepada karyawannya. Tinggal perusahaan menyiapkan inftastruktur dan sistem yang memadai. Bukankah ini sebuah win-win solution yang ciamik?.

Modifikasi WfH pun bisa meliputi: berdasarkan job description, 1-2 hari dalam seminggu, jadwal yang bergantian, dll, silakan diracik sesuai selera masing-masing.

Kesiapan Tim

Hati-hati saat pengen menerapkan WfH ini, jangan hanya latah ikut-ikutan saja. Harus dicek kesiapan infrastruktur (hardware) dan mindset seluruh tim. Ada hal terpenting yang harus dipertimbangkan sebelum melanjutkan WfH paska Covid19 ini, yaitu kesiapan tim kita. Apakah tim kita mempunyai kedisplinan dan kemandirian dalam bekerja walau tanpa pengawasan yang ketat. Apakah karyawan bisa tetap fokus dan mampu menanggulangi gangguan yang muncul saat WfH. Bagaimana preferensi dari karyawan itu sendiri, apakah lebih suka WfH atau kerja di kantor?. Untuk itu pentingnya adanya sistem pengukuran dan monitoring. Plus diskusi secara terbuka antara tim dengan atasannya.

Benar bahwa disetiap bencana selalu ada hikmah yang bisa dipetik. Walau saat ini biaya untuk memetik hikmah itu terlalu mahal, semahal biaya dan pengorbanan untuk mengatasi musibah Covid19 ini. Sangatlah rugi jika kita tidak bisa mengambil pelajaran dari musibah ini. Terobosan dan inovasi selalu sering muncul justru disaat yang tidak normal dan penuh tekanan.

Ternyata biaya untuk merubah sebuah mindset sangatlah besar. Hanya untuk merubah mindset untuk bisa WfH saja harus menunggu adanya pandemi Covid19. Semua dipaksa MENCOBA, BELAJAR, setelah MERASAKAN baru berani BERUBAH dengan cara-cara baru. Selamat menikmati WfH yang produktif dan penuh makna.

Insyallah badai pasti berlalu, bersiaplah menyambut kehidupan yang lebih baik, dengan cara yang lebih inovatif lagi. Stay health & safe.!

Jadi pertanyaan selanjutnya, apakah Anda punya rencana melanjutkan model WfH pasca pandemi Covid19? sudah siapkan tim Anda? Anda yang bisa menjawabnya.

Salam pembelajar, MTY

10 April 2020, 10:20pm, Depok