Tulisan ini masih bercerita seputar ide cost reduction yang ringan dan mudah diimplementasikan berdasarkan pengalaman riil, tulisan ini seri lanjutan dari tulisan sebelumnya yang berjudul 5 Tips Cost Reduction Strategy #5.

Nah, 6 tips lanjutan cost reduction strategy #6 (edisi ke-6) ini adalah:

Tip#17. Shared equipment

Sederhananya gunakan peralatan kantor secara bersama-sama, sharing untuk semua departemen yang membutuhkan. Di era shared economy ini ternyata shared equipment ini juga sangat lah penting untuk cost reduction di kantor kita. Tidak perlu setiap departemen harus mempunyai dedicated equipment padahal sebenarnya bisa berbagi. Misal untuk 1-2 printer bisa digunakan rame-rame antar departemen. Dulu, pernah setiap departemen mempunyai dedicated printer dan bahkan setiap departemen head minta disediakan printer di ruangan masing-masing. Salah satu alasannya adalah untuk menjaga confidential data. Nah, ternyata dengan shared printer ini confidential data juga bisa di jaga, yaitu dengan setting pasword untuk setiap user. Jadi hanya perlu 1-2 printer yang di pakai secara bersama-sama dan tetap bisa menjaga confidential data. So, tidak perlu mengeluarkan capital expenditure yang besar untuk membeli printer. Biaya maintenance printer pun akan turun drastis. 

Tip#18. Sewa saja daripada beli 

Daripada beli mesin fotocopy dan printer yang cukup mahal plus biaya perawatan yang cukup tinggi, lebih baik sewa mesin foto copy dan printer dengan pembayaran per lembar kertas yang dicetak setiap bulannya. Biaya akan dibebankan setiap bulan menjadi lebih ringan dengan service level yang lebih baik karena jika ada kerusakan alat maka pihak vendor akan segera memperbaiki dengan cepat atau dicarikan mesin pengganti untuk sementara waktu jika perbaikan mesin memerlukan lebih dari saru hari perbaikan.

Begitu juga untuk mobil operasional perusahaan, lebih baik sewa mobil saja daripada perusahaan membeli mobil baru dengan pengeluaran capital expenditure yang besar. Cashflow perusahaan menjadi lebih sehat dengan sewa karena pengeluaran bersifat operasional yang dibayar setiap bulan. Bukan bayar cash out besar didepan. Plus, perusahaan tidak perlu menanggung maintenance cost mobil dan tidak perlu pusing untuk menjual mobil saat mobil sudah tidak layak dipakai. Service level pun juga lebih terjaga dengan adanya mobil pengganti jika terjadi kerusakan mobil.

Jadi management dan perusahaan bisa lebih fokus mengelola bisnis utama, tanpa dipusingkan oleh hal-hal yang remeh temeh mengelola aset equipment ini.

Tip#19. Kurangi penggunaan listik

Tren harga listrik ini terus meningkat. Tahun 2019 saja kenaikan listrik PLN naik sangat significant dirasakan oleh pelanggan rumah tangga. Banyak ibu-ibu yang complaint karena uang belanja yang diberikan suami tidak mencukupi lagi untuk kebutuhan sehari-hari, karena meningkatnya porsi pengeluaran listrik.

Nah, sebagai konsumen kita tidak bisa melakukan apa-apa atas kenaikan harga listrik oleh PLN. Yang bisa kita lakukan adalah mengelola penggunaan listrik dengan cara mengurangi konsumsi listrik dengan cara-cara yang cerdas. Gunakan listrik SEPERLUNYA saja dan kurangi pemborosan. Caranya gimana dong?

Banyak cara sederhana yang bisa dicoba, seperti:

• Matikan lampu di lift saat tidak digunakan. Gunakan sensor, lampu baru menyala saat digunakan.
• Kurangi lampu di area toilet saat tidak digunakan. Gunakan sensor, lampu otomatis menyala saat toilet digunakan
• Kurangi penggunaan lampu di ruang kerja, jika dalam satu lantai gedung jangan gunakan saklar sentral untuk on-off listrik, gunakan saja saklar terpisah untuk setiap sudut ruang. Hal ini agar listrik bisa dimatikan sebagian saat di area atau departemen tertentu sedang tidak menggunakan. Jadi lampu bisa dinyalakan sesuai kebutuhan saja tidak untuk seluruh lantai.
• Gunakan lampu LED yang voltase nya rendah, namun tetap terang.
• Gunakan penerangan alami, misal perbanyak dinding kaca untuk kantor atau rumah, perbanyak atap pabrik dan gudang dengan yang transparan sehingga sinar matahari bisa tembus menyinari.
• Komputer disetting auto sleep atau hibernate mode jika beberapa saat tidak aktif digunakan.
• Jika listrik digunakan untuk proses manufactur, maka selalu improve proses produksi agar penggunaan listrik semakin efisien.

Banyak orang menyepelekan penggunaan listrik ini, padahal jika tidak diperhatikan dengan seksama maka biaya penggunaan listrik ini bisa terus membengkak.

Tip#20. Kurangi Biaya Sewa Kantor

Biaya sewa kantor di kota-kota besar, khususnya di Central Business District (CBD) tergolong sangat mahal. Hanya perusahaan besar yang mampu untuk menyewanya. Biaya sewa kantor ini juga mengambil porsi yang cukup besar disisi pengeluaran rutin perusahaan. Nah, coba kita sejenak berpikir apakah memang kita butuh kantor seluas saat ini? masih bisakah dikurangi lagi? #?&???

Beberapa cara yang bisa dicoba untuk mengurangi biaya sewa kantor adalah:

• Shared working space untuk tim yang pekerjaanya banyak di luar kantor, seperti temen-temen sales yang lebih banyak ke pelangan. Yang hanya sesekali atau beberapi hari saja di kantor dalam satu minggu. Ruangan dan meja bisa berbagi, tidak perlu dedicated table and room. Jadi semua orang bisa menggunakannya. Seperti saat saya bekerja di Ernst & Young dulu, ruangan dan meja bisa dipakai bersama secara bergantian bagi auditor yang sedang dikantor. Karena memang sebagian besar waktu auditor itu berada di tempat client/ auditee.
• Co-working space, cocok digunakan untuk perusahaan yang mempunyai banyak tim sales atau perwakilan yang tersebar dibeberapa titik atau area. Tidak perlu buat kantor tersendiri, bisa gunakan co-working space. Saat ini fasilitas co-working office lebih enak dan nyaman bahkan kita bisa menyewa bulanan dan bisa mengunakannya diberbagai kota di Indonesia. Karena biasaya mereka punya cabang yang tersebar di beberapa kota, sehingga saat business travelling tidak perlu pusing juga untuk mencari tempat kerja.
• Remote/ working from home perlu dicoba untuk beberapa pekerjaan yang memungkinkan. Saat ini banyak perusahaan yang sudah mencoba praktik ini. Banyak perusahaan startup yang mempersilakan karyawan kerja dari rumah, misalnya untuk IT engineer, content writer, web design dll.

Tip#21. Tingkatkan produktifitas dan utilisasi SDM

Tidak hanya mesin yang diukur produktifitasnya, SDM perusahaan pun wajib diukur produktifitasnya juga. Caranya bro? bisa melalui workload analysis dan pengukuran besaran output yang dihasilkan setiap jam, hari, minggu dan bulannya. Misal, pastikan setiap penambahan 1 orang tim penjualan akan meningkatkan volume penjualan dan pastikan income yang dihasilkan lebih banyak dari total cost yang dikeluarkan perusahaan. Jangan sampai hanya hobi rekrut tim untuk gaya-gayaan biar jumlah tim nya terlihat besar dengan melupakan penambahan kinerja dan benefit buat perusahaan (total incremental profit). Sebelum memutuskan merekrut tim baru, pikirkan dulu dengan seksama apakah existing team masih bisa mengerjakan atau tidak, baik dari segi kapasitas dan waktu nya. Jika masih mampu dikerjakan existing team, maka keputusan penambahan orang tidaklah tepat, karena akab terjadi pemborosan saja.

Jikapun harus merekrut tim baru, pastikan kita sudah siapkan job description dan workload-nya agar saat tim baru bergabung bisa ter-utilisasi dengan optimal dan tidak banyak ‘menganggur’. Karena ‘menganggur’ itu selain membuat penambahan biaya, juga membuat tim baru tersebut stress dan bosan di tempat kerja.

Tip#22. Kurangi biaya lisensi software

Setiap software yang digunakan di komputer karyawan, biasanya perusahaan harus mengeluarkan biaya lisensi penggunaan per user. Untuk ERP system seperti SAP, Oracle, JD Edward, Zahir dll semuanya mewajibkan biaya lisensi per user. Pun, untuk software seperti MS Office, Adobe Photoshop, Adobe Premiere, Adobe Ilustrator, Autocad dll  perusahaan harus membeli lisensi per user.

Biaya lisensi software per user dikalikan dengan jumlah karyawan akan menghasilkan pengeluaran yang besar untuk perusahaan. Untuk itu pertama-tama, PASTIKAN dan REVIEW karyawan mana saja yang benar-benar membutuhkan software tersebut. Jika hanya nice to have, sebaiknya segera kurangi. Hanya karyawan yang benar-benar membutuhkan untuk mendukung pekerjaan yang diberikan akses berlangganan software tersebut. Sekali lagi lisensi software itu mahal gaes.!, biayanya bisa ratusan sampai dengan miliaran per tahunnya, tergantung size perusahaannya.

Kedua, untuk membeli lisence sekaligus cukuplah mahal, hal ini bisa disiasati dengan berlangganan (ketengan) saja, misal untuk satu tahun saja, jadi cash yang dikeluarkan tidak sebesar saat membeli. Dan kita bisa berhenti berlangganan jika tahun depannya software tersebut tidak digunakan. Lebih efisien dan flexible.

——-

Nantikan lanjutan tips cost saving di edisi selanjutnya ya gaes. Semoga bermanfaat.

Jika ada feedback dari pembaca semua atau ingin menambahkan insight nya silakan ditulis di kolom comment di bawah ya. Thank you…!

#costsavingTips #costsaving #operationalexcellence #martoyo #BukuSalesOperationPlanning

Depok, 14 March 2020, Sabtu siang dengan ditemani ananda Lubna.

Salam pembelajar, Martoyo