Halo teman-teman pembaca setia blog saya yang lagi cari-cari inspirasi ide cost cutting, tulisan ini seri lanjutan dari tulisan sebelumnya yang berjudul 4 Tips Cost Cutting Strategy #4.

Nah, 5 tips lanjutan cost cutting strategy #5 (edisi ke-5) ini adalah meliputi:

13. Kurangi storage cost container

Dalam distribusi barang, semakin lama waktu tunggu akan menyebabkan biaya distribusi semakin mahal. Untuk pembelian barang dengan container via kapal baik dari yang berasal outer island antar Indonesia maupun import dari negara lain, salah satu landed cost yang punya porsi lumayan adalah biaya storage container di pelabuhan ini. Biaya storage dipelabuhan tidak bisa diremehkan, jika lalai bisa membengkak berlipat. Untuk kontainer yang lama dan telat untuk ditarik dari pelabuhan atau tempat penyimpanan sementara, maka akan ada konsekuensi tambahan biaya storage yang berlipat dari 300% sampai dengan 900%. WOW, besar kali ya dampak tambahan storage costnya. Kita ambil contoh biaya storage di TPK Koja yang tertuang dalam tarif HK.56/3/2/PI.II-2018 adalah sebagai berikut:

• 1^st day free time
• 2^nd day Counted 300% from basic tariff
• 3^th day Counted 600% from basic tariff
• 4^th day Up to the next counted 900% from basic tariff

Terlihat peningkatan tarif storage cost yang sangat signifikan untuk per hari nya. Oleh karena itu langkah-langkah untuk mengurangi storage cost ini sangatlah penting buat perusahaan dengan koordinasi internal tim Exim dengan supplier dan pihak PPJK. Saya biasanya minta membuat worksheet untuk tracking atas biaya storage ini bulanan, selanjutnya dicarikan solusi perbaikan untuk mengurangi jumlah hari storage. Pertama, salah satunya berkoordinasi dengan pihak PPJK (transporter agent) untuk mencarikan kapal dengan ETA port di hari senin-kamis agar DO bisa diproses di hari yang sama atau maksimum di hari kerja berikutnya. Jika ETA portnya di hari jum’at, sabtu & minggu biasanya SO baru bisa di proses di hari kerja senin, sehingga akan menimbulkan biaya storage di pelabuhan.

Kedua, pastikan dokumen lengkap sudah kita terima saat kapal datang, biasanya yang terkait dengan dokumen persetujuan dari pihak goverment negara exportir seperti form D (untuk bebas bea masuk ASEAN). Jika form D telat diterima, maka kargo pun belum bisa di pick up dan harus menambah waktu penyimpanan.

14. Optimalkan waktu dan kurangi biaya sewa

Ide briliant terkait cara mengoptimalkan waktu dan mengurangi biaya sewa ini dilakukan oleh airline low cost carrier (LCC) Air Asia, ada 2 cara yang dilakukan, yaitu:

• pembersihan toilet dilakukan oleh crew saat pesawat masih di udara, tepatnya 30 menit sebelum mendarat
• penumpang dipersilakan untuk naik pesawat saat proses pengisian bahan bakar atau saat pemuatan koper

Kedua strategi yang dilakukan oleh Air Asia ini terbukti sangat signifikan untuk mengurangi waktu tunggu/parkir pesawat dibandara dan biaya parkir yang sangat mahalpun menjadi turun signifikan. Langkah yang dilakukan tampak sangat sederhana, namun puny dampak cost cutting yang signifikan. Ternyata ide-ide cost cutting itu tidak perlu rumit ya, yang penting dampaknya OK.

15. Kurangi antrian truk di pabrik

Mengapa? jika antrian truk datang bersamaan maka selain menyebabkan kondisi pabrik dan sekitarnya akan crowded dan menganggu proses operational, kita pun harus menyediakan tambahan lahan parkir untuk truk yang datang bersamaan ini. Bahkan bisa-bisa kita harus menyewa lahan khusus parkir truk. Nah, untuk itu segera kurangi antrian truk di pabrik kita. Caranya dengan membuat schedule/ windows kedatangan setiap truk, terutama truk rutin yang kita gunakan untuk pengiriman barang ke konsumen. Karena biasanya jumlah truk untuk pengiriman barang ini jumlahnya banyak di tiap hari-nya. Untuk memudahkan bagilah menjadi 3 windows dalam sehari, misal untuk pagi, siang dan sore. Akhirnya semua menjadi happy saat window schedule ini terapkan, karena truk tidak harus berlama-lama ngantri di pabrik dan perusahaan pun tidak perlu untuk menyewa lahan parkir.

16. Kurangi dokumentasi yang berlebih

Sesuatu yang berlebih (over) itu tidak baik dan tidak efisien. Untuk itu harus segera direview dan dikurangi. Misalnya jika memungkinkan paper less maka kurangi kertas. Tapi jika tidak memungkinkan paperless karena permintaan konsumen atau pihak pemerintah, maka usahakan jumlah copy kertas seminimum mungkin. Misalnya? Jika sebelumnya faktur komersial dan faktur fajak dibedakan, maka segera minta persetujuan kantor pajak untuk menjadikan faktur komersial sekaligus menjadi faktur fajak. Jadi hanya sekali print saja. tidak perlu dua kali. Jumlah copy faktur komersial tidak perlu banyak-banyak, beberapa tahun yang lalu kita pernah mencetak 4 copies untuk faktur fajak; 1 untuk konsumen, 1 untuk CSO, 1 untuk tim pajak, dan 1 untuk treasury. Nah, setelah di review ternyata jumlah copies nya pun bisa diringkas menjadi 2 saja, 1 untuk konsumen (external) dan 1 untuk internal tim yang bisa di pakai bersamaan. Biaya apa saja yang bisa di kurangi dari proses ini: biaya kertas, biaya penyimpanan (storage), biaya memilah dan biaya mengirim ke masing-masing departement.

17. Kurangi energy cost

Untuk area pabrik yang sangat luas, diperlukan pencahayaan yang memadai untuk mendukung proses produksi, plus agar area pabrik terlihat terang. Pernah saya datang ke lokasi pabrik dan melihat pencahayaan yang sangat kurang walaupun disiang hari. Sehingga lampu pun perlu dinyalakan agar area pabrik terang. Taukah Anda, bahwa biaya listrik itu merupakan komponen factory overhead yang cukup tinggi juga. Perlu dipikirkan segera bagaimana cara mengurangi biaya listrik ini. Salah satu caranya adalah dengan memperbanyak atap skylight  yang masih memungkinkan sinar matahari masuk secara alami. Beberapa dinding pun juga bisa di kombinasikan dengan skylight ini agar lebih terang lagi dari sisi samping. Jika sudah terpasang atap dan dinding skylight namun ternyata masih kurang terang, bisa jadi skylight yang terpasang sudah lama, kotor dan tidak layak lagi. Segera ganti yang baru. Dengan cara sederhana ini saja biaya listrik bisa dikurangi karena penerangan bisa dibantu via skylight.

Jika dalam proses produksi membutuhkan gas seperti untuk proses produksi di mill plant, pengeringan (drying), dll, coba dibuatkan continuous improvement project untuk mengurangi jumlah konsumsi gas. Caranya? biasanya temen-temen manufacturing lebih paham disisi ini karena sangat menguasai proses produksi. Libatkan mereka secara langsung. 1001 ide biasanya akan muncul, sepeti me-review kembali gimana cara mengurangi kandungan air bahan bakunya sehingga saat pencampuran dan penggilingan di mill plant lebih efisien sehingga gas yang dibutuhkan lebih sedikit. Atau mengurangi proses on-off on-off diproses produksi, sehingga mesin lebih efisien dan product waste semakin kecil. Atau dengan mengganti beberapa peralatan yang lebih modern lagi, dll 1001 ide akan muncul. Explore terus bersama tim. Saya yakin konsumsi energi gas ini akan bisa ditekan lagi menjadi lebih efisien.

Semoga tulisan ringan ini bermanfaat dan jika temen-temen masih mo cari ide dan tips cost cutting strategy lainnya, nantikan di series selanjutnya. So, stay tune gaes!

…….. to be continued in the next series ……..

#costcutting #costsaving #tips #opeationalexcellence

Salam pembelajar, MTY

070220