Minggu lalu saya berkesempatan hadir dalam acara Procurement & Supplier Summit USG Boral yang diselengarakan tanggal 4-6 April 2017 di KL. Meeting ini di ikuti tim procurement dari beberapa BU ada yang dari India, Malaysia, Thailand, Vietnam, Korea, China dan Australia. Banyak sharing session dari rekan-rekan BU negara lain maupun dari supplier yang hadir.

Dalam kesempatan ini saya sharing terkait dengan Toward Integrated Planning & Sales Operation Planning (S&OP). Sebenarnya too early  untuk sharing terkait dengan S&OP ini, karena sebenarnya proses S&OP ini baru saja kita trial terapkan baru efektif mulai untuk planning bulan April 2017. Jadi sebetulnya masih tahap belajar menerapkan S&OP process.

Walaupun ini efektif berlaku bulan April 2017 ini, persiapan sudah dilakukan sejak akhir tahun lalu dengan berbagai proses memperkenalkan apa itu S&OP dan seberapa pentingnya S&OP untuk membantu tercapainya goal perusahaan dan menjadikan operasional excellence lebih baik, ujungnya cost akan turun dan profit akan meningkat.

Survey Top Ten Supply Chain Challenges

Seperti dalam survey di bidang supply chain, dengan pertanyaan hal apa saja yang menjadi kendala operasional dan diharapkan bisa dilakukan perbaikan? Lebih dari 70% mengatakan bahwa yang menjadi kendala terbesar adalah integrated planning S&OP ini. Dampak dari tiadanya integrated planning S&OP ini adalah tidak tercapainya operational excellence di perusahaan, cost yang dikeluarkan tidak optimal, bahkan banyak yang kehilangan real sales dan business opportunity.

Jadi planning yang baik akan menentukan competitive advantage perusahaan dan memenangkan persaingan di masa yang akan datang.

Planning = Design Arsitektur

Planning ini ibarat pekerjaan design arsitektur sebelum kita membangun sebuah gedung bertingkat. Baik buruknya bangun itu ditentukan oleh kualitas design arsitektur nya. Design harus dilakukan jauh-jauh hari dan secara komprehensif sebelum pekerjaan pembangunan gedung dilakukan. Jika design arsitektur salah, maka pekerjaan ke depannya akan salah dan biaya yang dikeluarkan pun akan sangat mahal jika tiba-tiba design berubah padahal pembangunan sudah mulai dilakukan.

Jadi pentingnya planning dalam perusahaan manufacturing dan jasa itu sama penting nya dengan pentingnya kerja design arsitektur pada pembangunan gedung bertingkat.

Saya ambil contoh di perusahaan manufacturing, jika demand planning dilakukan dengan tidak baik maka forecast permintaan customer pun dilakukan asal dan suka-suka. Maka dampaknya akan sangat riil terhadap buruknya operasional dan tingginya biaya bagi perusahaan.

Jika forecast demand terlalu tinggi, maka akan muncul stock berlebih di Gudang, bertambahnya slow moving inventory dan death stock, Gudang akan penuh, pabrik tidak bisa beroperasional secara optimal dan akhirnya write off bisa dilakukan untuk mengurai death stock di pabrik.

Ataupun jika forecast demand tidak akurat, ternyata produk yang banyak diminta oleh pelangan tidak banyak di produksi sedangkan produk yang tidak diminati pelangan terlalu banyak kita produksi. Disini ada dua kerugian, yang pertama kerugian bertambahnya cost atas produk slow moving dan death stock dan kerugian atas business opportunity yang hilang akibat perusahaan tidak bisa memenuhi permintaan pelangan dengan cepat.

Maka tepat sekali istilah ‘If you fail to plan, you plan to fail’.

How to Introduce & Execute S&OP

Nah, kembali dalam forum Procurement & Supplier Summit itu saya mencoba bagikan pengalaman riil yang kami alami untuk menuju implementasi S&OP ini.

Berikut beberapa langkah awal persiapan yang kami coba lakukan di perusahaan:

1. Saya memulai dengan proyek lean six sigma untuk mencari solusi atas warehouse capacity issue dan forecast accuracy.
2. Melakukan warehouse audit dengan melibatkan semua department di pabrik dan tim supply chain dengan membentuk forum discussion group. Kira-kira di bentuk 4 group dengan anggota lintas department untuk pergi ke warehouse dan pabrik dengan tugas mengidentifikasi 5 masalah di pabrik dan 5 rekomendasi untuk perbaikan. Akhirnya kesimpulan yang di dapatkan dari permasalahan di pabrik dan warehouse tersebut 70% muncul karena adanya forecast planning yang tidak akurat. Dan saya pun berkesimpulan solusi yang sustain adalah dengan membentuk better integrated planning melalui S&OP. Namun pertanyaan muncul, gimana cara eksekusinya? Karena sebelumnya belum terjadi dan ini pekerjaan lintas department dari marketing, sales, supply chain dan manufactuing team?
3. Akhirnya saya pun mencoba share ke management terkait dengan penting S&OP untuk mengurangi biaya dan untuk operational excellence.
4. Benchmarking best practice dengan mengundang S&OP expert, Pak Robertus, Ex GM demand planning & GM supply planning Unilever Indonesia. Karena Unilever ini terkenal dengan perusahaan yang berhasil dengan S&OP processnya. Diskusi ini melibatkan seluruh manajemen kami agar manajemen mendapatkan gambaran riil praktek S&OP dan how to implement S&OP. Alhamdulillah diskusi berlangsung sangat interaktif dan kita mendapatkan gambaran yang semakin jelas terkait dengan implementasi S&OP.
5. Kick-off S&OP meeting di bulan Feb2017, Presdir dan seluruh manajemen pun sepakat untuk menjalankan S&OP process secara bertahap.

S&OP is a JOURNEY, do not wait until perfect and JUST DO IT with continuous improvement.

Inti dari integrated planning S&OP ini ada dua kata yaitu COLLABORATION & SINERGY. Alhamdulillah dengan semangat dua kata tadi ‘Collaboration’ & ‘Sinergy’ antar tim, kita bertekat melakukan S&OP process ini per bulan ini. Tentu dimasa-masa awal akan akan kesulitan, karena semua masih belajar, tapi saya yakin dalam 6 bulan sampai satu tahun ke depan smua proses akan menjadi lebih baik.

Together We Can.

Martoyo, 9 April 2017

#S&OP #Planning #Collaboration #Better Planning #Better Profit #Logistic