Tulisan ini melanjutkan dari edisi tulisan sebelumya, Cost Cutting Tips #2. Beberapa sharing praktik cost cutting yang pernah saya implementasikan bersama tim adalah:

#4. Less paper

Tidak terasa biaya yang dikeluarkan atas dokumen berbentuk kertas ini ternyata lumayan jika di hitung secara total. Dokumen kertas ini terkait dengan biaya kertas itu sendiri, biaya printing per lembar, tinta printer cepat habis, plus biaya penyimpanan dokumen ini sendiri. Hal kecil ini bisa dimulai secepatnya, bahwa pastikan dokumen yang di print di paper itu dokumen yang benar-benar penting dan di butuhkan hard copy nya. Sebisa mungkin hard copy document ini di kurangi di semua lini. Apa saja contohnya? misal:

• gunakan proses approval secara online atau ERP system
• dulu pernah kita print faktur pajak penjualan sebanyak 4 rangkap: 1 copy untuk CSO, 1 copy untuk Pajak, 1 copy untuk Finance dan 1 copy untuk pembeli. Setelah di adakan review atas kebutuhan 4 copy faktur fajak ini, ternyata sebenarnya cukup 2 copy saja, yaitu 1 copy untuk internal (CSO, Tax & Finance), sedangkan 1 copy untuk pembeli. Satu copy internal bisa di gunakan bersamaan tidak perlu tiga rangkap. Jadi kebutuhan kertas dan tinta printer bisa di saving dan storage cost pun bisa di kurangi.

#5. Reduce non-value activities

Dari beberapa riset mengatakan bahwa lebih dari 50% activities yang kita lakukan ternyata tidak/ kurang memberikan added-value, jadi banyak kegiatan yang kita lakukan sebenarnya hanya menghabiskan waktu saja. Menjadi busy saja, tapi kurang menjadi business. Bagaimana cara mendefinisikan aktifitas apa saja yang punya value dan non-value? caranya adalah melalui tools Value Stream Mapping (VSM). Saya pernah berkesempatan untuk menjadi leader implementasi VSM di perusahaan tempat saya bekerja untuk semua process dari procurement to pay, end to end process. Hasilnya banyak aktifitas yang non-value kita potong dan kurangi. Sehingga proses semakin lean dan efisien. Karyawan bisa mengerjakan tugas yang lebih produktif atau bahkan bisa mengurangi jumlah karyawan yang ada.

#6. Purchasing consolidation

Biasanya, kita bisa mendapatkan harga lebih murah jika kita menawarkan volume yang lebih banyak. Dengan volume yang lebih besar maka kita akan mendapatkan dua keuntungan sekaligus, pertama bargaining power meningkat sehingga kita mendapatkan service terbaik dari supplier dan yang kedua adalah mendapatkan harga lebih murah. Beberapa main raw materials yang di butuhkan, kami lakukan pembelian secara konsolidasi dengan BU lain di negara lain. Sehingga yang di lihat oleh supplier adalah total volume konsolidasi.

#7, Find alternative raw materials

Misal untuk raw materials kita akan coba produk substitusi dengan fungsi sama namun dengan cost yang lebih rendah. Yang perlu di garis bawahi adalah walaupun tipe dan jenis raw material berbeda, namun tidak akan mengurangi kualitas finished good yang di hasilkan. Dengan berani mencoba dan test seperti ini, ternyata dampaknya cukup bagus untuk cost saving. Kita sudah sukses mencoba test bebrapa aw material addictives dengan dampak yang signifikan. Tentunya inisiatif ini memerlukan kolaborasi yang sangat intens dengan tim tehnikal dan tim pabrik, terutama saat test formulasi dan produk. Untuk memastikan kualitas terjaga dan proses optimal.

#8. Avoid and reduce unnecessary cost, such as: demurrage and storage cost

Dalam proses import, usahakan untuk menghindari terjadinya biaya-biaya tambahan karena demurrage cost. Demurrage cost wajib kita hindari dengan perencanaan yang matang antar pihak saat proses procurement. Kolaborasi dengan tim internal (terutama tim procurement, production planning, exim dan manufacturing) dengan tim external (PPJK, shipping company dan pelabuhan) sangat penting agar kapal tidak telat bongkar kargo kita.

Untuk import raw material yang dikirim melalui container, perlu di monitor terus storage cost yang terjadi. Lakukan review untuk mengurangi storage cost di pelabuhan ini. Berikan target kepada tim untuk bisa mengurangi storage cost ini.

********** to be continued ..***********