Saya jadi bersemangat untuk melanjutkan tulisan ‘Better Planning Better Profit’ S&OP part#2 setelah mendapatkan komen dari sahabat saya, Mas Suyono yang bertugas di BPK. Begini kira-kira komen nya:

“gegara tulisan Mas Martoyo jadi cari tahu dan penasaran S&OP…. jadi mikir bila dihubungkan ke pengadaan pemerintah dengan banyak kasus misal pengadaan plat no kendaraan oleh Polri yang parah kondisinya atau blangko e-ktp yang membuat masalah di masyarakat…ayo pak di tunggu lanjutan tulisannya”.

Komen tersebut menyemangati saya untuk melanjutkan pembahasan terkait dengan integrated planning process yang kita sebut S&OP. S&OP ini sangatlah relevan di gunakan disetiap organisasi, baik yang berorientasi profit maupun non-profit.

Memang kita saksikan bahwa masih banyak organisasi yang belum ‘mature’ dalam menjalankan S&OP process ini, baik di dunia korporasi maupun lembaga pemerintahan. Budaya planning ini masih belum menjadi prioritas banyak pejabat negara kita. Sering berubahnya kebijakkan pemerintah yang terkesan plin-plan ini di karenakan lemahnya planning. Dan jika pun ada planning, sering terlihat eksekusi nya tidak sesuai dan tidak sinergi dengan planning-nya. Bahkan sering terlihat tidak sinerginya program antar departemen dan kementrian, hal ini jelas menunjukkan tiadanya integrated planning S&OP antar lembaga pemerintahan dan negara secara baik. Karena S&OP tidak hanya bicara planning, tapi juga bicara bagaimana cara mewujudkan planning tersebut dalam tataran eksekusi. Jika ada planning yang tidak tercapai maka akan didiskusikan dalam rapat S&OP bulanan yang di hadiri management terkait.

Seperti yang di sampaikan rekan saya di atas, dengan contoh yang sangat sederhana dan terlihat adalah habisnya plat no kendaraan bermotor dan habisnya blanko e-KTP yang terjadi akhir-akhir ini. Ini bertanda lemahnya integrated planning (S&OP) antar lembaga pemerintahan.

Nah, dalam membedah S&OP secara detail ini, saya akan mencoba menjabarkan beberapa hal penting seperti:

–        Mengapa integrated planning itu penting?

–        Apa saja metode forecast yang bisa digunakan?

–        Bagaimana menjalankan S&OP yang ideal?

–        Bagaimana detail monthly S&OP process?

–        Apa saja key success factors penerapan S&OP?

Mengapa ‘integrated planning’ itu penting?

Dalam SCOR (Supply-Chain Operation Reference) model berikut ini bisa menjelaskan peran penting dari integrated planning itu yang akan mempengaruhi proses Source-Make-Deliver&Return. Baik buruknya proses Source-Make-Deliver-Return sangat tergantung dengan kualitas proses Plan itu sendiri.

Proses planning ini terdiri dari dua proses yaitu ‘demand planning’ dan ‘supply planning’. Supply planning ini merupakan pengejawantahan operasional dari demand planning. Jika angka demand planning ini tidak akurat maka supply planning pun juga tidak akurat.

Dalam dunia korporasi dengan kompetisi yang tinggi, tantangan terbesar dalam SCOR model ini ada di proses Demand Plan ini.

Inti dari demand planning ini adalah bagaimana menyajikan ‘honest’ forecast of demand. Kata kuncinya adalah ‘honest’ atau tiada dusta diantara kita. Bagaimana menyajikan data demand forecast ini berdasarkan forecast yang menggambarkan kondisi riil market dikaitkan dengan kompetisi dan perilaku konsumen. Gampangnya ‘honest’ itu adalah speak by data. Demand planning ini jangan hanya untuk menyenangkan bos saja tetapi harus memotret kondisi kekinian dan future. Seperti kata W.E. Deming ini:

Without data, you are just another person with an opinion. -W.E. Deming-

Berdasarkan pengamatan saya selama ini terkait dengan tidak akuratnya demand planning ini penyebabnya adalah tim sales tidak memaparkan ‘honest’ forecast number. Bisa jadi mereka takut di challenge oleh bos jika forecast rendah dan tak sesuai budget, atau yang kedua adalah memang belum mengetahui bagaimana cara menyajikan forecast yang akurat, sesuai dengan kondisi pasar yang kekinian. Akhirnya banyak demand forecast yang dihasilkan adalah tidak honest dan hanya menyenangkan bos jangka pendek. Walau, akhirnya bulan-bulan selanjutnya forecast itu bisa di capai dan terbukti tidak ‘honest’. Jika ketidak-akuratan demand forecast ini berlanjut terus maka kredibilitas dan integritas kita pasti di pertanyakan. Karena hal ini akan menganggu proses operasional dan biaya yang dikeluarkan semakin tidak efisien.

Honest demand forecast ini akan dijadikan basis dalam perhitungan dalam proses supply planning, source, make, delivery&return.

Forecast Methods

Dalam praktiknya ada beberapa metode untuk membuat forecast ,yaitu:

1. Qualitative

Mendasarkan opini ataupun feeling berdasarkan pengalaman operation selama ini.

2. Time Series

Berdasarkan data dan tren historical

3. Causal

Meneliti faktor-faktor apa saja yang mempunyai korelasi baik positif maupun negatif

terhadap besarnya permintaan konsumen

4. Simulation

Kombinasi metode kedua dan ketiga, yaitu kombinasi time series & causal.

Penggunaan kombinasi keempat metode diatas akan menghasilkan demand forecast yang baik dan berkualitas. Jika mengacu benchmarking dari korporasi yang sudah advanced dalam penerapan S&OP ini, biasanya kombinasi keempat proses tersebut di support dengan system yang terintegrasi dengan distributor untuk memudahkan dalam mendapatan dan pengolahan data dari pelanggan.

………………

Sebenarnya masih banyak yang ingin di tuliskan, namun di karenakan sudah mulai mengantuk maka tulisan ini akan berlanjut di edisi selanjutnya… (bersambung di S&OP part#3).

Note: S&OP = Sales & Operation Planning

#S&OP #Planning #Forecast

Depok, 24 April 2017, 00:25